Software in cloud · agenda per attività con più addetti
Tutta la squadra in un'agenda sola.
Agenda Team è la web app in abbonamento per le attività in cui più persone ricevono clienti: centri estetici, saloni, studi di fisioterapia e dentistici, scuole di musica, palestre. Ogni addetto ha la sua colonna e vede i suoi appuntamenti; chi coordina vede tutti, sposta, riprenota e manda i promemoria. Funziona anche su più sedi. È nelle ultime prove prima dell'uscita: puoi già prenotare la demo.
01Perché
Quando il quaderno degli appuntamenti non basta più.
Finché si lavora in uno o due, il quaderno vicino alla cassa o il calendario sul telefono bastano. Quando le persone diventano tre, quattro, dieci, cominciano i problemi: due clienti alla stessa ora nella stessa cabina, la collega che non sa di avere un appuntamento alle nove, il cliente che giura di aver disdetto e nessuno che si ricorda chi ha risposto al telefono.
Con Agenda Team l'agenda è una sola e la vedono tutti, ognuno per la parte che gli spetta. Quello che segna la reception compare sul telefono dell'addetto, fuori orario non si prendono appuntamenti, le ferie di ognuno si vedono in agenda. E ogni appuntamento si porta dietro chi l'ha preso, chi l'ha spostato e quando.
02A chi è rivolta
Per chi lavora su appuntamento, in squadra.
Centri estetici e benessere, parrucchieri e barbieri, studi di fisioterapia e osteopatia, studi dentistici, scuole di musica e di danza, palestre e personal trainer, studi professionali. Va bene per il piccolo studio come per il centro con tanti collaboratori, in una sede sola o in più sedi.
Ognuno entra con il suo nome utente e vede quello che il suo ruolo gli permette: l'operatrice le sue giornate, la responsabile tutta la sua sede, il titolare tutto. Anche telefono ed email dei clienti si possono nascondere a chi non deve vederli.
03Cosa fa
Dalla telefonata all'appuntamento fatto.
Giorno, settimana e mese
Nella vista giorno c'è una colonna per ogni persona che lavora quel giorno, con quanti appuntamenti ha, le ore occupate e i buchi liberi. La settimana mostra i giorni di una persona; il mese, sul computer, i primi tre appuntamenti di ogni giorno e quanti altri ce ne sono. Chiusure, festivi, ferie e assenze si vedono subito, così sai chi c'è e chi no prima di fissare un appuntamento.
Per spostare un appuntamento lo trascini dove vuoi: prima di salvare l'app ti chiede conferma. Se due appuntamenti della stessa persona si accavallano, in agenda si affiancano invece di coprirsi, così non ne perdi nessuno.
Un appuntamento in pochi tocchi
Nel campo del cliente scrivi una parte del nome, del cognome o del numero di telefono: compaiono i clienti della rubrica che corrispondono, con il loro recapito, e scegli quello giusto. Se viene per la prima volta puoi salvare l'appuntamento anche solo con il nome, oppure creare subito la sua scheda. Poi scegli uno o più servizi e la durata si somma da sola. Con «Primo posto libero» l'app cerca il primo buco della persona scelta, o di chiunque sia libero.
Fuori dall'orario di apertura e nei giorni di chiusura l'appuntamento non si prende; se cade fuori dall'orario di quella persona, l'app lo segnala. Ogni appuntamento ricorda chi l'ha preso e quando.
Com'è andata, scritto chiaro
Di serie, poco dopo l'inizio l'appuntamento diventa «svolto» da solo (dopo quanti minuti lo decidi tu): nessuno deve ricordarsi di confermarlo. Quando qualcosa va diversamente lo segni: annullato dal cliente o da voi, non presentato, rimandato, con il motivo.
Se alla reception volete segnare chi entra, si accende il modulo «Arrivato»: da quel momento un appuntamento senza arrivo non diventa mai svolto da solo. Pochi minuti dopo l'inizio compare «da verificare», finché qualcuno non sceglie cosa è successo: era arrivato, non si è presentato, ha disdetto o va rimandato. Dal dettaglio riprenoti lo stesso servizio, mandi il promemoria e vedi lo storico delle modifiche.
I clienti, con la loro storia
Per ogni cliente bastano il nome e un contatto; il resto si riempie da sé con gli appuntamenti: visite fatte, prossimo appuntamento, ultima volta che è venuto. La ricerca parte mentre scrivi. I gruppi pronti dividono i clienti in prossimi, nuovi, abituali e da richiamare, cioè quelli che non tornano da qualche settimana.
La rubrica che hai già si importa da un file CSV o Excel, e in qualunque momento la esporti. Nella scheda del cliente ci sono anche i consensi privacy.
Orari e festivi
Aperto quando sei aperto.
Fino a tre fasce al giorno per sede. I festivi italiani sono già proposti, Pasqua compresa, e ognuno si può togliere se quel giorno lavori; per un sabato in più basta un'apertura straordinaria. Ogni persona può seguire l'apertura, avere un orario suo o lavorare solo su appuntamento.
Ferie e assenze
E gli appuntamenti da spostare.
Ferie, malattia e permessi si segnano in pochi secondi e in agenda si vedono subito. Se segni le ferie di agosto a chi ha già appuntamenti, l'app te li elenca, così li sposti prima che sia tardi. Il motivo dell'assenza lo vede solo chi gestisce gli orari di quella persona.
Registro delle modifiche
Chi ha fatto cosa, e quando.
Ogni appuntamento creato, spostato o annullato finisce nel registro, con chi l'ha fatto e a che ora, anche da quale terminale. Si filtra per persona, azione e periodo e si scarica in CSV. Lo vede solo chi ha il permesso.
04Moduli e funzioni
Si parte semplici, il resto lo accendi.
La base è sempre attiva: agenda, servizi, persone con ruoli e permessi, orari e chiusure, rubrica dei clienti, ferie e assenze, registro. Tutto il resto sono moduli e funzioni compresi nell'abbonamento, spenti all'inizio: li accendi dalla pagina Azienda quando ti servono.
Per ognuno l'app ti dice a cosa serve con un esempio pratico, cosa ti chiederà di inserire e cosa compare in più. Se lo spegni, sparisce dal menu ma i dati restano.
Promemoria ai clienti
La sera apri «Promemoria di domani»: per ogni appuntamento il messaggio è già scritto, con giorno, ora e persona. Un tocco e parte il WhatsApp o l'email; in alternativa copi il messaggio o condividi un'immagine. Niente SMS a pagamento.
Se vuoi, nel messaggio c'è un link: il cliente preme «Confermo» e in agenda compare il segno di conferma. Dallo stesso link sceglie se ricevere i promemoria. Per disdire telefona, entro il termine che decidi tu.
Tempi di posa e di pulizia
Il colore dal parrucchiere: 20 minuti di lavoro, 30 di posa, poi il lavaggio. Durante la posa il parrucchiere è libero per una piega, e l'agenda lo sa: la parte in posa è più chiara e l'appuntamento che ci sta dentro si affianca, senza avvisi di sovrapposizione. Allo stesso modo, dopo un servizio, può servire un tempo di pulizia, come per la poltrona del dentista.
Gruppi, lezioni e corsi
Un solo appuntamento con titolo, posti e partecipanti: il corso di propedeutica del sabato con otto bambini e due insegnanti, la lezione di pilates, il laboratorio di trucco. Si spuntano i presenti uno per uno, e se l'aula è tra le risorse nessun altro la può occupare a quell'ora.
Pacchetti a sedute
Il ciclo di 10 sedute di fisioterapia, il carnet di 8 lezioni di chitarra, le 6 pressoterapie: il cliente le compra in anticipo e l'app le scala da sola a ogni appuntamento svolto. Nel dettaglio leggi «seduta 4 di 10, ne restano 6», e ti avvisa quando manca l'ultima. Una seduta disdetta troppo tardi si può contare come fatta, e chi ha il permesso la può recuperare.
Statistiche
Quanti appuntamenti questa settimana rispetto alla scorsa, quanti clienti non si sono presentati, quali servizi vanno di più, quanto è occupato ogni addetto. Per sede e per il periodo che scegli, e ognuno vede solo i numeri della parte che gli spetta.
E poi, se ti servono
Gli altri moduli e funzioni, tutti compresi nell'abbonamento. Ognuno si accende e si spegne dalla stessa pagina, con l'anteprima di cosa cambia.
- Risorse: cabine, aule, sale e macchinari. L'app non dà la stessa cabina a due clienti insieme e ti propone la prima libera.
- Lista d'attesa: chi vorrebbe un posto che non c'è. Se qualcuno disdice, l'agenda ti mostra chi ci sta.
- Schede dei clienti: la scheda colore, l'anamnesi, il questionario iniziale, compilati dal dettaglio dell'appuntamento.
- Appuntamenti ricorrenti: la lezione ogni martedì fino a giugno, il controllo ogni sei mesi. Se una data cade in un giorno chiuso, scegli tu se saltarla o spostarla.
- Arrivato e sala d'attesa: un tocco quando il cliente entra e l'addetto vede sul telefono che è in sala; chi non risulta arrivato resta «da verificare» invece di passare per svolto.
- Terminale condiviso: il tablet della reception usato da tutti. Ognuno tocca il suo nome, mette il PIN e dopo pochi minuti l'app torna a «Chi sei?».
- Più sedi con il loro responsabile, reparti e mansioni (il colore solo alle coloriste).
- Turni e compiti per chi non ha appuntamenti: reception, assistenti, segreteria.
- Richiesta di ferie con approvazione del responsabile, che vede subito gli appuntamenti da spostare.
- Calendario personale: ognuno ritrova i propri appuntamenti anche nel calendario del telefono o del computer (Google, Apple, Outlook), accanto ai suoi impegni personali.
05Sul telefono
In tasca, tra un cliente e l'altro.
Agenda Team si usa dal browser di computer, tablet e telefono, e si installa come un'app con la sua icona, senza passare da uno store. Sul telefono l'agenda mostra una persona alla volta: chi lavora vede la sua giornata, chi coordina passa da un collega all'altro con le linguette in alto, sempre nei limiti del suo ruolo. Il pulsante «+» in basso apre un nuovo appuntamento, il dettaglio sale dal fondo dello schermo.
Ognuno sceglie il suo tema, chiaro, scuro o automatico, e la pagina si aggiorna da sola: se la reception sposta un appuntamento, l'addetto lo vede senza ricaricare.
06In squadra
Ognuno vede la sua parte.
Si entra con tre dati: il codice dell'azienda, il proprio nome utente e la password. I ruoli li decidi tu, con il nome che vuoi: si parte da amministratore, responsabile, operatore e assistente. Per ogni ruolo scegli se vede solo i suoi appuntamenti, quelli del reparto, della sede o di tutti; se può modificare quelli dei colleghi; se gestisce gli orari; se vede registro, statistiche, contatti e note dei clienti.
Il responsabile di sede reimposta password e PIN dei suoi collaboratori, senza passare dal titolare. Dentro l'app c'è la Guida, pagina per pagina, e l'assistenza si scrive direttamente da lì.
Cosa non è.
Agenda Team organizza gli appuntamenti e il lavoro della squadra. Alcune cose non le fa, ed è giusto saperlo prima.
Limiti dichiarati
- Non è una prenotazione online per i clienti: gli appuntamenti li segnate voi. Il cliente, se vuoi, conferma dal link del promemoria.
- Non è una cassa: non incassa, non emette scontrini o fatture. I pacchetti contano le sedute, non i pagamenti (per quelli c'è una nota).
- Non gestisce il magazzino dei prodotti.
- Niente SMS: i promemoria partono con WhatsApp, email o un'immagine da condividere.
07Prezzi
Si paga per sede e per chi ha l'agenda.
Ogni sede costa 25 € al mese e comprende 3 addetti con l'agenda. Ogni addetto in più costa 5 € al mese, fino al dodicesimo; dal tredicesimo in poi non si paga più, quindi una sede non supera mai 70 € al mese. Reception, amministrazione e terminali condivisi non si contano.
Ogni sede oltre la principale ha il 30 % di sconto. Pagando un anno in una volta sola si pagano 10 mesi invece di 12. Moduli, funzioni e aggiornamenti sono compresi per tutti.
1 sede, 3 addetti
il salone o lo studio piccolo
- 25 € al mese
- 250 € per un anno pagato in una volta
1 sede, 8 addetti
25 € + 5 addetti × 5 €
- 50 € al mese
- 500 € per un anno pagato in una volta
2 sedi, 5 + 3 addetti
35 € la principale + 17,50 € la seconda
- 52,50 € al mese
- 525 € per un anno pagato in una volta
Prezzi IVA esclusa (IVA 22 %). Si paga in anticipo per 1, 3, 6 o 12 mesi, senza rinnovo automatico. Per più di 25 addetti con agenda in una sede il prezzo si concorda. Ti serve una funzione che oggi non c'è? Parliamone: se è utile a tanti la valutiamo per tutti, se è legata al tuo modo di lavorare la sviluppiamo su misura.
08Domande frequenti
Le domande che ci fanno più spesso.
Da dove si comincia?
Al primo accesso una configurazione guidata ti porta per mano: sedi, orari di apertura, servizi, collaboratori e cosa possono vedere, funzioni in più. In agenda un riquadro ti ricorda cosa manca. I clienti arrivano man mano con gli appuntamenti, oppure importi subito la rubrica che hai già da un file CSV o Excel.
I clienti possono prenotare da soli?
No, e per molte attività è una scelta: gli appuntamenti li prende chi conosce i tempi dei servizi e le abitudini dei clienti. Il cliente riceve il promemoria e, se accendi il link, conferma con un tocco.
Abbiamo due sedi: come funziona?
Ogni sede ha i suoi orari, le sue persone, i suoi servizi e la sua agenda; scegli la sede in alto e vedi la sua giornata. Una persona può lavorare in più sedi, e il responsabile di una sede gestisce solo quella. Le statistiche si leggono per sede o tutte insieme.
Dove finiscono i miei dati?
Su server in Unione Europea, con copie di sicurezza cifrate ogni notte. Puoi scaricare tutto quando vuoi, anche dopo la scadenza dell'abbonamento: un file ZIP con il database e le tabelle per Excel.
Come funziona la demo?
Ci scrivi (il bottone qui sotto ti prepara la mail) e ti creiamo un accesso di prova già con i dati di un'attività come la tua: centro estetico, parrucchiere, scuola di musica, studio di fisioterapia, palestra o studio dentistico, con i moduli adatti già accesi. È un accesso unico: lo provi con calma dal computer, dal tablet o dal telefono, e con «Mostra come» vedi l'app come la vedrebbero il titolare, un responsabile o un collaboratore.
Prova Agenda Team con la tua squadra.
Scrivici e ti prepariamo un accesso di prova con i dati di un'attività come la tua. Le domande le fai direttamente a chi sviluppa l'app: niente call center.
