Software in cloud · food cost per la ristorazione
Quanto ti costa davvero ogni piatto.
CostoChef è la web app in abbonamento per ristoranti, pizzerie, bar e pasticcerie. Inserisci gli ingredienti al prezzo a cui li compri e le ricette con le loro quantità: l'app calcola il costo di ogni porzione, il food cost, il margine e il prezzo giusto da mettere sul menu. Se vuoi, tiene anche i conti del locale, fino al risultato del mese. È nelle ultime prove prima dell'uscita: puoi già prenotare la demo.
01Perché
Il prezzo sul menu non si decide a occhio.
In tanti locali il prezzo di un piatto nasce così: si guarda cosa fanno gli altri, si fa un conto veloce e si arrotonda. Poi la mozzarella aumenta, la farina anche, e nessuno ha il tempo di rifare i conti di cinquanta ricette. Il piatto che vendi di più può essere proprio quello che ti lascia meno in tasca, e te ne accorgi solo a fine anno.
CostoChef tiene i conti al posto tuo. Il prezzo di ogni ingrediente lo scrivi una volta; quando cambia lo aggiorni, e tutte le ricette che lo usano si ricalcolano da sole, compresi impasti e sughi fatti in casa. La Dashboard ti dice quali piatti costano troppo rispetto al prezzo e a quanto dovresti venderli. Il margine netto è sempre in euro, e i prezzi di vendita li scrivi IVA inclusa, come sul menu.
02A chi è rivolta
Per chi cucina
e per chi fa i conti.
Ristoranti, trattorie, pizzerie, bar, pasticcerie, gastronomie, catering e cucine d'albergo. Va bene per chi ha una carta fissa e per chi cambia il menu ogni giorno, e anche per chi vende bevande e prodotti confezionati accanto ai piatti.
Si lavora anche in più persone, ognuna col suo accesso e i suoi permessi: lo chef aggiorna ricette e prezzi, la sala consulta le schede, il titolare vede i conti. Stipendi e costi del locale restano visibili solo a chi deve vederli: i dati di un'area non permessa non arrivano proprio sul dispositivo di chi non ha il permesso.
03Cosa fa
Dalla fattura del fornitore al prezzo sul menu.
Ingredienti al costo vero
Per ogni ingrediente scrivi come lo compri e quanto lo paghi: sacco da 25 kg, cartone da 6, bottiglia da un litro. CostoChef ricava il costo al grammo, al millilitro o al pezzo, già con lo scarto. Se compri 1 kg di carciofi a 4 € e il 40 % va buttato, ne usi 600 g: il carciofo pulito ti costa 6,67 € al chilo, e il conto lo fa l'app. Vale anche il prezzo dello scontrino del cash & carry, IVA inclusa: l'app la toglie da sola.
Ogni cambio di prezzo finisce nello storico, con la data e la variazione. I 14 allergeni del regolamento europeo passano da soli a tutte le ricette che usano l'ingrediente, anche attraverso i semilavorati.
Non si parte da zero
C'è un archivio di oltre 250 ingredienti comuni, già con nome, categoria, unità di misura e allergeni tipici. Spunti quelli che usi, li aggiungi in un colpo e scrivi solo i prezzi. Al primo accesso una configurazione guidata di pochi passi ti fa scegliere IVA, obiettivo di food cost e parti dell'app da accendere, e in Dashboard il riquadro «Primi passi» ti porta fino alla prima ricetta.
La ricetta ti dice il prezzo giusto
Apri una ricetta e vedi subito costo a porzione, food cost, margine netto in euro e prezzo suggerito per restare nel tuo obiettivo, arrotondato come preferisci (10 centesimi, 50 centesimi, un euro). Accanto ci sono quattro prezzi da menu intorno al suggerito: un tocco e vedi margine e food cost di ognuno. Puoi anche scrivere un prezzo di prova e guardare i numeri cambiare mentre scrivi, senza toccare la ricetta.
Impasti, sughi e basi
Impasti, sughi, fondi e creme si scrivono una volta sola, come semilavorati, e si usano in tutti i piatti che ne hanno bisogno. Per ognuno indichi quanto rende, in porzioni o a peso, anche con il calo di cottura. Quando cambia il prezzo di un ingrediente, il costo di ogni piatto che lo contiene si aggiorna da solo.
Nella composizione ogni riga mostra quanto pesa sul costo del piatto. Con «Scala» ricalcoli le quantità per il numero di porzioni che vuoi. E se scrivi i minuti di lavoro, CostoChef aggiunge la manodopera e ti dà il costo pieno del piatto. Ogni ricetta può avere foto, procedimento passo per passo e costi extra come la confezione dell'asporto.
Report pronti da stampare
Schede ricetta da appendere in cucina (una per pagina, con foto, procedimento e allergeni), listino con costi e margini, ingredienti con i prezzi, variazioni dei prezzi degli ultimi 90 giorni, allergeni per piatto, costi e punto di pareggio. Si aprono già impaginati in fogli A4: li stampi, li scarichi in PDF o li apri in Excel.
Una Dashboard che avvisa
Sai dove intervenire.
I piatti da rivedere, con in cima quelli che rendono meno della media della loro categoria; i più redditizi; il food cost per categoria; i prezzi d'acquisto cambiati nell'ultimo mese. Gli avvisi segnalano aumenti oltre la soglia che scegli, prezzi e allergeni da completare. I riquadri e il loro ordine li decide ognuno per sé.
Allergeni sotto controllo
Anche quelli da verificare.
Gli allergeni si raccolgono da tutti gli ingredienti, semilavorati compresi. Un ingrediente nuovo resta «da verificare» finché qualcuno non controlla l'etichetta, e le ricette che lo usano lo dicono. C'è il report degli allergeni per piatto, da tenere in sala.
Si salva da solo
E i dati restano tuoi.
Ogni modifica va sul server in un attimo e i colleghi la vedono dopo pochi secondi. I dati stanno su server in Unione Europea, e in qualunque momento scarichi tutto in un file ZIP con le tabelle per Excel, il logo e le foto dei piatti: anche ad abbonamento scaduto.
04I moduli
Tutto compreso, vedi solo quello che usi.
L'abbonamento comprende tutto: sette moduli e dieci funzioni facoltative, senza costi in più. Tu attivi e vedi solo quello che usi davvero. All'inizio sono attivi Bevande e prodotti e Analisi e report; Affitto, Costi generali, Personale, Conto economico e Vendite e analisi del menu li attivi dalla pagina Azienda quando ti servono.
Quello che non usi non compare nel menu, e se disattivi un modulo i dati restano. Per ogni collaboratore, poi, decidi cosa può vedere e cosa no.
Bevande e prodotti · attivo dal primo giorno
Bibite, birre, vini, liquori, caffetteria, e anche dessert confezionati o snack che rivendi. Per ognuno costo d'acquisto e prezzo: l'app calcola margine, beverage cost e prezzo suggerito, con un obiettivo diverso per ogni categoria (superalcolici, birra, vino, analcolici). I prodotti rivenduti restano fuori dal beverage cost, per non falsarlo. Se vendi a calice o a bicchiere, il costo della dose viene dal costo della bottiglia; vale anche per la birra alla spina.
Affitto, costi generali e personale
Tre moduli separati: Affitto, con i cambi di canone dal mese in cui valgono; Costi generali, con le spese del mese (luce, gas, acqua, commissioni del POS) e quelle ricorrenti come assicurazioni e commercialista; Personale, con il costo aziendale di ogni dipendente calcolato dal lordo o preso dalla busta paga, assunzioni, aumenti e cessazioni. Da reparto e ore esce il costo orario della cucina, che serve per la manodopera delle ricette.
Conto economico e incassi
Ogni sera scrivi la chiusura di cassa, così come la stampa il registratore: corrispettivi per aliquota, scontrini e, se vuoi, coperti. A fine mese aggiungi gli acquisti di merce dalle fatture dei fornitori e hai il food cost reale, non solo quello teorico delle ricette.
Con i costi del locale, CostoChef calcola il risultato del mese, il prime cost (merce più personale sui ricavi), il budget e l'incasso minimo di ogni giorno di apertura per andare in pari, da confrontare con la chiusura della sera. Il grafico degli ultimi 12 mesi mostra come vanno le cose.
Vendite e analisi del menu
Scrivi quanti pezzi hai venduto di ogni piatto nel mese, oppure li importi da un file CSV, se il tuo programma di cassa lo esporta. CostoChef calcola il food cost pesato su quello che vendi davvero e divide i piatti di ogni categoria in quattro gruppi: le stelle, che vendono e rendono; i cavalli da tiro, che vendono molto ma rendono poco; i puzzle, che rendono ma si vendono poco; e i cani, da rifare o togliere. Per ogni gruppo ti dice cosa fare.
Analisi e report · attivo dal primo giorno
È il modulo dei report da stampare che hai visto sopra, e dei simulatori. Se il fornitore ti annuncia un aumento del 12 % su un ingrediente, il simulatore ti mostra prima quanto cambia il costo di ogni piatto che lo usa. Con il simulatore della ricetta provi un altro prezzo di vendita; l'analisi per categoria confronta food cost e margini di antipasti, primi, secondi e dolci. Niente di quello che provi cambia i dati veri.
Funzioni in più, se ti servono
Comprese nell'abbonamento ci sono anche dieci funzioni facoltative: aggiungono campi dove servono e, finché non le attivi, non si vedono. Si attivano dalla stessa pagina.
- Bevande a dose o a calice, dal costo della bottiglia (richiede il modulo Bevande e prodotti).
- Cocktail e ricette del bar, con il loro obiettivo di pour cost.
- Valori nutrizionali per 100 g e a porzione, anche con il calo di cottura.
- «Può contenere tracce», separato dagli allergeni contenuti.
- Più confezioni e fornitori per lo stesso ingrediente, con codice del fornitore ed EAN: nei costi la preferita o la più conveniente.
- Unità da cucina: «2 spicchi», «1 cucchiaio», «1 uovo» invece dei grammi.
- Uno scarto diverso nella singola ricetta (patate pelate o tornite).
- Obiettivi di food cost diversi per categoria o per singolo piatto.
- Tempi di preparazione, cottura e conservazione nelle schede.
- Sottocategorie: vini rossi, bianchi, bollicine; latticini freschi e stagionati.
05Sul telefono
In tasca, anche mentre fai la spesa.
CostoChef si usa dal browser di computer, tablet e telefono, e si installa come un'app con la sua icona, senza passare da uno store. Sul telefono gli elenchi diventano schede: tocchi un ingrediente e aggiorni il prezzo al volo, apri una ricetta e vedi costo e margine, scrivi le spese del mese. I report si leggono come una pagina da scorrere e si scaricano in PDF o per Excel; nelle schede ricetta c'è la ricerca, comoda al banco del fornitore.
Cosa resta a tablet e computer: le Impostazioni e la pagina Azienda, i simulatori e l'analisi per categoria, e la stampa diretta dei report (dal telefono si scarica il PDF). Il lavoro lungo, come impostare un ricettario intero, è più comodo su uno schermo grande.
06In squadra
Ognuno il suo accesso.
Si entra con tre dati: il codice dell'azienda, il proprio nome utente e la password. L'amministratore aggiunge i colleghi e sceglie per ognuno cosa può fare: ricettario da consultare o da modificare, costi e personale da non vedere, da consultare o da gestire, analisi sì o no. Se qualcuno dimentica la password, gliene crea una temporanea; se qualcuno se ne va, lo disattiva.
Tema, densità e zoom li sceglie ogni persona, anche diversi tra telefono e computer. E per qualunque dubbio c'è la Guida dentro l'app, con le schermate e le operazioni più comuni passo per passo, oppure si scrive all'assistenza direttamente dall'app.
Cosa non è.
CostoChef fa i conti della cucina e del locale. Alcune cose non le fa, ed è giusto saperlo prima.
Limiti dichiarati
- Non è una cassa, non emette scontrini o fatture e non si collega alla cassa: le chiusure le scrivi tu, le vendite per piatto le scrivi o le importi da un file CSV.
- Non fa la contabilità e non sostituisce il commercialista: il conto economico serve a capire come va il locale, non per le dichiarazioni.
- Oggi non gestisce il magazzino. È il prossimo modulo in programma: conta delle giacenze e acquisti, per confrontare il consumo reale con quello teorico delle vendite.
- I valori nutrizionali sono indicativi: per un'etichetta vanno fatti verificare da un professionista.
07Prezzi
Tre piani, tutte le funzioni.
I piani cambiano solo per il numero di persone che usano CostoChef nello stesso momento: moduli, funzioni e aggiornamenti sono gli stessi per tutti. Paghi per 1, 3, 6 o 12 mesi, e più lungo è il periodo, meno spendi al mese. Gli utenti disattivati non occupano posto.
Business
fino a 3 utenti
- 290 € per 12 mesi
- 150 € per 6 mesi
- 81 € per 3 mesi
- 29 € al mese
Professional
fino a 10 utenti
- 450 € per 12 mesi
- 240 € per 6 mesi
- 126 € per 3 mesi
- 45 € al mese
Enterprise
fino a 100 utenti
- 790 € per 12 mesi
- 420 € per 6 mesi
- 222 € per 3 mesi
- 79 € al mese
Prezzi IVA esclusa (IVA 22 %). Ti serve una funzione che oggi non c'è? Parliamone: se è utile a tanti la valutiamo per tutti, se è legata al tuo modo di lavorare la sviluppiamo su misura.
08Anche per la sala
Il menu QR e il sito, a parte.
Facciamo anche siti per ristoranti con il pannello per cambiare da soli menu, orari e menu del giorno, e il menu da inquadrare con il QR sul tavolo, tradotto in automatico per i turisti, con la versione da stampare che si impagina da sola. È un servizio separato da CostoChef: lo puoi avere con o senza l'app.
09Domande frequenti
Le domande che ci fanno più spesso.
Devo inserire tutto il primo giorno?
No. Bastano gli ingredienti e le ricette dei piatti che vendi di più per vedere subito food cost e margini. Il resto lo aggiungi con calma: un ingrediente si può anche salvare senza prezzo, e l'app ti ricorda cosa manca.
Serve saper usare il computer?
Quanto basta per usare un sito. Accanto a ogni titolo c'è una «i» che spiega quella parte, e la Guida dentro l'app parte da zero, con un glossario delle parole del food cost e le operazioni più comuni passo per passo.
Si collega alla mia cassa?
No, non c'è nessun collegamento alla cassa. Le vendite per piatto si scrivono a mano oppure si importano da un file CSV (codice o nome del piatto e quantità), se il tuo programma di cassa lo esporta: prima di importare vedi quali righe sono state riconosciute. La chiusura del giorno si scrive a mano, in un minuto.
Dove finiscono i miei dati?
Su server in Unione Europea, in una cartella separata per ogni azienda. Puoi esportare tutto quando vuoi, anche dopo la scadenza dell'abbonamento.
Come funziona la demo?
Ci scrivi (il bottone qui sotto ti prepara la mail) e ti creiamo un accesso di prova, già con i dati di un locale di esempio. La provi con calma dai tuoi dispositivi e, se vuoi, con le tue ricette.
Prova CostoChef con le tue ricette.
Scrivici e ti prepariamo un accesso di prova. Le domande le fai direttamente a chi sviluppa l'app: niente call center.